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[美女] 看看公司档案管理软件,如何提高档案管理人效2023/7/4 8:55:44

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  • TA的每日心情
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    2023-6-30 13:23
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    [LV.5]常住居民I

    发表于 2023-7-4 08:55:38 | 显示全部楼层 |阅读模式

    做过档案管理工作的小伙伴都特别清楚,档案管理是一项专业化极高的工作,从档案的归档、分类、装订、管理,到档案的审核、考核、套改等,每一个环节都需要耗费非常大的精力,要做好并不容易。为保证档案管理的规范、标准,各企业在创新档案管理方式上,做了很多的尝试和投入。在这当中,引进档案管理软件,用工具解放双手,当属投入产出比比较高、比较能提升人效的措施之一。期间档案管理系统也做了许多的调整,调转了产品研发的方向,为了更好的迎合市场的需求。会博通档案管理系统实现文件、文档、档案的收集、整理、鉴定、归档、利用、查询、借阅、销毁等全生命周期管理,满足党政机关,制造业,企业,事业单位等档案管理需求。













    档案管理工作人效提升ROUND1:档案收集,一键批量导入







    档案收集是档案管理的前置工作,在传统的档案管理模式当中,不同部门之间文件的留档、编目、装订全部靠手工完成,沟通成本高,也比较容易遗漏。引入档案管理软件后,档案管理人员的工作主要是档案资料归类、扫描、录入。

    归类可依据档案管理规范和行业规范进行,扫描借助仪器即可完成,都比较便捷。至于录入,大家设想的可能是每一个文件都要依靠手工单个录入,其不然,使用档案管理软件后,你可以直接从或电脑磁盘当中批量一键导入。


















    此外,对于散落在OA、ERP、钉钉、企业微信等第方软件的档案资料,也不再需要档案管理人员单独留意收集,会博通档案管理系统可针对性接通第方软件应用,现档案的自动时归档。

    档案管理工作人效提升ROUND2:档案审核,全面流程管控







    过去,我们要借阅一个档案,需要经过层层的相关部门、人员审核。对于借阅人员而言、需要不停地穿梭于不同的部门,工作极为低效;而对于包括档案管理人员在内的审核人员来说,深度工作的时间经常被这些事务性工作打断,也非常困恼。

    档案管理系统通过流程化组织管理模式,使以上问题消弭于形。档案管理员或具备相关权限的人员,可通过档案管理系统,在内部指定一系列企业级流程,并对应负责不同工作事项的流程角色,从而通过线上完成档案管理、乃至事务协同工作。


















    现在,档案管理工作已经突破了地域和时间的局限,论你是出差,还是驻外,都可以非常轻松便捷地通过浏览器、手机客户端登录档案管理系统,对档案发起流程申请,进行线上浏览、下载乃至批注管理。匹配“收纳盒”功能,上百个文件也能一键审批,档案管理的效率更是上了一个新台阶。

















    档案管理工作人效提升ROUND3:档案管理,准确及时且主动





    一套高效智能的档案管理系统,在档案管理上能够带来的人效提升,能说的在太多,如果要用一句话总结,那便是:准确、及时且主动。

    通过档案管理系统,档案使用者可随时随地对所需档案进行主动式搜索,搜索范围涵盖内部全部档案,对于没有使用权限的文件,可随时发起借阅、下载等申请,如果该使用者在系统规定的权限范围内,则不需要通过任何审批,即可对档案进行使用和管理。

    同时,档案管理软件还提供档案统计功能,档案管理员可随时随地对档案的利用情况、利用明细、利用排、归档档案的内容、类目等数据信息,让管理人员对档案的管理情况做到真正的全局管控。


















    此外,电子归档章、防扩散水印处理、证件到期提醒等功能的应用,更是把线下需要靠人力、或需要借助第方软件处理的工作,全面整合到了单一的工具上,使档案管理人员大脑带宽得到释放,有更多的精力去处理更为重要的事情。





    当下,我们正处于后疫情时代,不确定性成为常态,每一个企业都挺难,人效问题成为各企业降本增效的聚焦点。一直以来,会博通档案管理软件作为一款档案管理的工具,持续聚焦在人效提升上,取得了不错的成果,新的一年,我们将继续在人效提升的星辰大海,逐浪前行。
















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